Удалёнка ЕРП ЦЕНТР

Удалёнка

Памятка по организации рабочего места дома

По статистике только 10% людей хорошо самоорганизованы и могут работать дома так же эффективно, как в офисе. Поэтому только кажется, что если вы не будете тратить время на дорогу и кофе с коллегами, то станете работать эффективнее. У многих это не получается.

1. Заранее подумайте, какое оборудование вам нужно для удаленной работы, и обеспечьте дома нормальный интернет.

2. Обсудите со своим руководителем порядок взаимодействия:
  • какие программы использовать для удаленной работы, как будет организован доступ к офисным сетевым ресурсам, к кому обращаться по техническим проблемам;
  • как до вас будет доводиться срочная информация (например, по корпоративной электронной почте или вам пришлют сообщение в определенный мессенджер);
  • как будут выстроены коммуникации (если раньше были ежедневные планерки, будут ли они продолжаться и с помощью какого инструмента удаленного общения);
  • как будет проводиться постановка задач и прием результатов, фиксироваться рабочее время и т.п.;
  • если нужна работа с бумажными документами, как ее быстро реорганизовать в безбумажный документооборот или передать коллегам в офисе, а себе забрать часть безбумажных обязанностей других коллег и т.п.
Важен ваш психологический настрой. Вы – дома, но вы – на работе, в команде, у вас есть коллеги и задачи, от вас ждут выполнения ваших обязанностей.

3. Оборудуйте дома рабочее место:
  • подумайте, какие контакты вам нужны, соберите их в одно место;
  • зарядите мобильный телефон;
  • стол, стул, розетка рядом или удлинитель, освещение, отсутствие лишних предметов на столе помогают рабочей обстановке;
  • поверьте, полулежать с ноутбуком на коленях или сидеть в мягком кресле совсем не так удобно, как кажется, и стул со спинкой - лучший выбор.
4. Прием пищи во время работы:
  • приготовьте заранее и поставьте рядом термос с чаем, кружку, перекус, чтобы не отвлекаться во время работы;
  • по возможности не работайте на кухне, желание налить чайку и что-то погрызть на кухне приходит чаще;
  • настоятельная рекомендация – обед готовить в «нерабочее» время, стирать, мыть посуду, быстро сбегать в магазин под домом и т.п. – тоже, не совмещайте это с работой, в том числе с рабочим разговором по телефону.
5. Рабочий распорядок.

Начинайте рабочий день в то же время, как и в офисе, и заканчивайте примерно так же. Если нужно отклониться, согласовывайте с руководителем. Мысли «высплюсь до 11, потом поработаю», или «сегодня поработаю меньше, но в воскресенье нагоню» чаще всего неконструктивны, обычный «офисный» график дисциплинирует.
  • оденьтесь для работы почти по-офисному, это тоже дисциплинирует;
  • не отвлекайтесь на новости в интернете и страшилки в мессенджерах и соцсетях;
  • используйте рабочие чаты только для обсуждения простых/организационных вопросов, сложные фиксируйте в почте, чтобы потом остались «следы»;
  • старайтесь коротко фиксировать письменно результаты звонков, видеоконференций;
  • объясните домочадцам, что вы на работе, отвлекать вас нельзя;
  • если ваш супруг/супруга тоже работает дома, лучше разойтись по разным помещениям, заранее договориться о времени обеда и в остальное время друг друга не отвлекать.
6. Особенности работы, если в доме дети:
  • с детьми от 6-7 лет можно договориться, что в такое-то время мама/папа работают, отвлекать нельзя, расписать ребенку режим занятий, включить для этого необходимые устройства, маме/папе отвлекаться только на обед.
  • с детьми младше 6 лет обычно такое не получается (мы же не хотим, чтобы ребенок каждый день 8 часов подряд сидел в гаджетах и нас не дергал), поэтому обсудите с руководителем – работать часть дня или взять отпуск или отпуск за свой счет.

Как компании организовать удалённую работу

Переход на удалёнку – серьёзное испытание для компаний, которые ранее не практиковали дистанционный формат работы. Тут есть много факторов риска и «подводных камней», которые могут снизить эффективность и завести в тупик многие бизнес-процессы.

1. Первым делом нужно создать оперативный штаб по организации удалённой работы компании. Рекомендуемая численность оперативного штаба для небольших компаний – два-три человека, в средних и больших организациях – по одному сотруднику от крупного подразделения. На старте работы штаб должен сделать следующее:
  • Определить, кто за что отвечает в работе оперативного штаба.
  • Определить регламент работы и планёрок/заседаний. Понять, как проводить планерки: очно, в формате видео-конференций, по мобильной связи или в смешанном варианте.
Важно! В текущей ситуации могут появляться новые направления, проекты, требующие быстрых и активных действий, быстрое изменение текущих процессов. Возможно, в штаб есть смысл привлечь не только руководителей направлений/подразделений, но и кадровый резерв/пул талантов. Сейчас самое время использовать сотрудников, которые при необходимости могут взять на себя ответственность за новые направления или отдельные сложные проекты, обладают лидерскими качествами, позитивны, профессиональны, с уважением и лояльно относятся к компании и её продуктам, могут активно и быстро расти, не «раскисают» и не «канючат», могут выложиться сами и воодушевить команду на то, чтобы выложиться для решения важной задачи, и это не обязательно опытные и долго проработавшие коллеги. Такие сотрудники пригодятся и в дальнейшем.

2. Очень важно продумать и расписать два варианта работы компании:
  • План А: часть сотрудников работает удалённо, часть в офисе.
  • План Б: перевод всей компании на удалёнку.
3. Оперативному штабу целесообразно не только генерировать свои предложения, но и по возможности собрать предложения от сотрудников/подразделений и проанализировать, как перестроить текущие процессы работы, можно ли придумать и быстро развить новые направления. Пример вопросов к обсуждению:

Работа с клиентами, продажи:
  • Встреч с клиентами не будет, чем их заменить?
  • Клиентов необходимо сохранить, как это сделать?
  • Продажи возможно упадут, чем заместить выпадающие доходы? Как пережить это время?
  • Что предлагать клиентам, что в текущих условиях будет востребовано?
  • Как помочь своим клиентам перейти на удалённую работу?
  • Умеете ли вы проводить вебинары и выкладывать видео? Умеете ли собирать клиентов на эти онлайн-мероприятия, писать в соцсетях и получать отклики? Если этих компетенций нет, необходимо срочно осваивать инструменты онлайн-общения с пользователями.
Технические специалисты предлагают изучить следующие площадки: качественные отечественные - webinar.ru, virtualroom.ru, myownconference.ru; качественные зарубежные – gotomeeting.com (англоязычный мощный и дорогой сервис), более бюджетные myownconference.ru, webinar.tw. Все указанные площадки поддерживают возможности онлайн-опросов  и сбора статистики. Также можно использовать YouTube. Перед запуском мероприятия необходимо предварительно провести всестороннее тестирование выбранной площадки, провести на ней натурную репетицию вебинара.

Бизнес-процессы, удалённая работа с сотрудниками:
  • Как перевести сотрудников на удалёнку?
  • Как выстроить постановку задач и контроль их выполнения?
  • Что делать с теми, кто не сможет работать удалённо, но будет вынужден оставаться дома – обучить их? Предложить другие варианты работы? Какие именно?
Финансы:
  • Как оптимизировать затраты?
  • Если будет кассовый разрыв - чем в этом случае платить зарплату?
  • Как настроить еженедельный анализ финансовой ситуации? Если нет удобных отчётов – срочно разработать (и такие же отчёты можно рекомендовать клиентам).
  • Как проводить анализ эффективности направлений, подразделений, сотрудников?
  • Как не допускать просроченной дебиторки?
4. По каждому подразделению необходимо определить бизнес-процессы, которые не могут останавливаться из-за перехода на удалённую работу и те, которые можно временно заморозить/притормозить. По критичным процессам назначить ответственных и их исполнителей.

5. Если к текущему моменту возможность удалённой работы уже имеется, то нужно провести инвентаризацию техники: возможно у кого-то из сотрудников дома нет ноутбука или компьютера, или компьютер есть, но нет гарнитуры и камеры для видеосвязи. Продумайте, что из текущей техники можно выдать временно сотрудникам.

6. Если возможности удалённой работы нет, её требуется срочно организовать. Самый простой способ для тех, кто ещё не в теме, - доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удалённым рабочим столам. В этом случае в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один сотрудник для перезагрузки зависших компьютеров и т.п.

Полезные рекомендации для тех, кто не знает, как организовать удалённый доступ:
  • Настройте доступ к своей сети через интернет с помощью существующего роутера (о том, как это сделать, можно прочитать тут или погуглить по запросам типа «как настроить vpn сервер на роутере»);
  • Используйте сервис «1С:Линк» для быстрого удалённого доступа к базам 1С;
  • Переведите свою 1С в облако – «1С:Фреш» или «ГРМ»;
  • Подключите какие-либо средства удалённого доступа. Правда, эти сервисы почти все платные, а бесплатные ограничивают длину сеанса (подробнее читайте тут);
  • Выгрузите документы в облака.
  • Уточните у своих интернет-провайдеров, возможно, они предлагают услугу по организации vpn для своих клиентов.
7. В большинстве компаний часть документооборота бумажная, поэтому надо продумать, как с ним работать - как собирать подписи и печати, можно ли быстро перевести в электронный документооборот (ЭДО). Для ЭДО, например, для сдачи отчётности в электронном виде, используются электронно-цифровые подписи, надо убедиться, что с удалённых компьютеров они будут нормально работать.

8. Необходимо собрать актуальные контакты сотрудников:
  • Номера мобильных телефонов;
  • Фактические адреса;
  • Номера мобильных телефонов близких людей на случай, если с сотрудником на удалёнке не удаётся связаться.
9. Важно учесть юридические особенности оформления удалённой работы. По Трудовому кодексу РФ, дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями сотрудниками о переводе на удалённую работу (подробно можно прочитать тут). Если такой возможности нет, просите сотрудников написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Перед этим определитесь, кому эти заявления нужно присылать и по каким каналам связи.

10. Запросите сотрудников, есть ли у них дома интернет. Тем, у кого его нет, предложите срочно решить этот вопрос, выбрать оператора, тариф и срочно подключить, раздача интернета через мобильный телефон не всегда позволяет работать на компьютере с нормальной скоростью. Обратите внимание сотрудников, что будет много желающих работать дома и возможны перебои/замедление скорости интернета.

11. Пропишите следующие моменты:
  • Какие задачи стоят перед каждым сотрудником (со сроками и KPI).
  • Какое оборудование и другие ресурсы необходимы для их выполнения. Проверьте, есть ли оно у сотрудника, настроено ли, есть ли вопросы и сложности по настройке.
  • Как сотрудники будут фиксировать рабочее время и отчитываться о выполненной работе.
  • Когда и как сотрудник связывается с руководителем и другими участниками рабочего процесса, с помощью каких инструментов, какие каналы связи приоритетные и какие запасные, в том числе можно заранее создать создать чаты или группы – общефирменные, и по подразделениям или задачам («Система взаимодействия» в «1С:Предприятии» это позволяет)
  • Что делать в случае, если что-то пошло не так, к кому обращаться.
12. Доведите новые рабочие инструкции до сотрудника и убедитесь, что он их понял. Например, внедренцы «1С:Предприятия» должны понимать, как они получают заказы, как общаются со своим руководителем и с клиентом, как организована командная работа, как они отчитываются.

13. Удалённая работа требует от руководителя чёткого выстраивания процесса взаимодействия с сотрудниками, но одновременно это возможность попробовать новый формат взаимодействия с подчинёнными, по-новому выстроить рабочий процесс и прокачать свои управленческие навыки.

Рекомендации руководителю по работе с сотрудниками на удалёнке:
  • Если в офисе ежедневно утро начиналось с планёрки, то в то же время проводите её и удалённо (как принято в подразделении: общую или один на один). Другие регулярные процедуры тоже целесообразно восстановить.
  • Доводите до сотрудников расписание созвонов/чатов на день (руководители обычно знают своих специалистов: кому необходимо более частое общение, а кому достаточно утро-вечер или один-два раза в неделю).
  • Делайте рассылки по своим сотрудникам: в небольших компаниях – общефирменные, а в больших фирмах - и внутри отделов, разъясняйте текущую ситуацию, давайте инструкции по работе. Ситуация меняется ежедневно, поэтому инструкции тоже могут меняться.
  • Создайте или актуализируйте регламенты: например, что руководители всех уровней должны проверять корпоративную почту не реже одного раза в час, сотрудники не реже одного раза в два часа и т.д.
  • Если у сотрудника маленький ребёнок и его не с кем оставить – нужно понимать, что в этом случае вряд ли получится эффективно работать, предложите брать отпуск или дни за свой счёт, а работу этого сотрудника нужно перераспределить или отложить, если есть возможность.
14. Важно наладить активное взаимодействие и общение сотрудников, чтобы не нарушилась «старая» коммуникация. Речь не просто про необходимую коммуникацию для выполнения задач, важно, чтобы не снизился командный дух, взаимопомощь, обмен мыслями и идеями и просто человеческое общение.
  • Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.
  • Не забывайте поздравить сотрудника с днём рождения или юбилеем работы в компании – это точно будет приятно, а маленький виртуальный подарок от руководителя и коллег может дополнительно поднять настроение.
  • Не допускайте паники и пережёвывания сотрудниками негативных новостей, вселяйте в них оптимизм.
  • У сотрудника на удалённой работе есть масса соблазнов, т.к. дома много «отвлекателей». Задача руководителя в том числе помочь сотруднику выполнять рабочие задачи в условиях оторванности от рабочего места, команды, при этом продолжать чувствовать, что он часть команды, что компания о нём заботится.
  • Недвусмысленно дайте понять сотрудникам, что удалённая работа – это такая же работа, с коммуникациями и результатом не хуже чем в офисе. Объясните, что не у всех может быть достаточно самоорганизации – и некоторым напрягаться придётся больше. Рабочий день – такой же, как в офисе, всё это время сотрудник должен быть на связи и оперативно реагировать на обращения.
  • Пришлите сотрудникам памятку по организации рабочего места дома.

  • Архив

    «   Сентябрь 2021   »
    Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
        1 2 3 4 5
    6 7 8 9 10 11 12
    13 14 15 16 17 18 19
    20 21 22 23 24 25 26
    27 28 29 30